Kağıt ve karmaşık düzene sahip belgelerin yerini artık dijital arşiv alarak yönetim işlemleri daha kolay hale geliyor.

Belgeleri tarayarak optik karakter tanıma teknolojisiyle nesne tanımlaması ve sınıflandırması yaparak dijital ortama aktarılır. Dijital ortamdaki bu belgeler kategorize edilerek kolayca bulunması ve yönetilmesinin sağlandığı sistemdir. Kurumların arşiv saklama yeri maliyetlerinden tasarruf etmelerine, çalışma saatlerini azaltmalarına ve iş süreçlerini önemli ölçüde hızlandırmalarına yardımcı olur.

Belgeler dijital ortama aktarılarak oluşturduğu fiziksel alan işgali ve yükümlülüğü ortadan kaldırılmış olmaktadır. Belgeler geri dönmemek üzere ortadan kaybolabilirler. Bu durumu önlemek için arşivlenen belgelerin bulut ya da fiziksel sunucular üzerinde depolanması; kurumların belgelere erişim kolaylığı ve yönetimini sağlaması, belgelerin incelenmesi ve paylaşılması, belgelerin silinme olaylarına karşı korumaya alınması gibi konularda çözüm sağlamaktadır.

Arşiv Yönetimi İçin Yaşanılan Sorunlar

  • Belgede sahtecilik

  • Arşivlerin fiziksel alan işgali
  • Belgelerin kaybolması ve kopyasının bulunmaması
  • Yangın, su baskını gibi afetler sonrası geri dönüşü olmayan arşivler
  • İstenilen içeriğe sahip belgeleri bulma zorluğu

Arşiv Dijitalleştirme Süreci

Arşiv Yönetimi İçin Öne Çıkanlar